Excel creuse vos dettes, découvrez 6 points clés pour choisir la bonne solution de gestion commerciale

Pourquoi ces PME du BTP choisissent encore Excel ?

La facilité d’accès : Excel est une solution connue de tous. Pas besoin de recherche ni de formation chronophage pour commencer à gérer son entreprise dans un tableur.

La flexibilité : Excel est vu comme un outil puissant et modulable. “J’ai créé mon propre logiciel, avec des macros. Ces modèles fonctionnent et cela me permet de voir les indicateurs nécessaires au suivi financier de mon activité”.

Le prix : Excel est souvent perçu comme un logiciel gratuit, acheté avec le Pack Microsoft Office. Et pourtant…

Le coût caché d’Excel : 3 dettes creusées chez les PME du BTP

Utiliser Excel pour gérer l’activité de sa PME a des limites. L’impact de son usage au sein d’une entreprise en pleine croissance viendra creuser 3 dettes majeures, rendant périlleuse la continuité d’activité.

La dette administrative

Opposer l’opérationnel et la gestion est une erreur courante pour une PME.

La priorité légitime est de trouver des affaires, des chantiers à réaliser pour se développer. Le premier réflexe est donc de structurer l’équipe “terrain” pour accompagner le développement du carnet de commandes tout en repoussant la remise à plat de l’organisation administrative. L’impact est un temps de saisie et de ressaisie dans les différents tableurs Excel qui gonflent et qui alimentent la charge mentale des équipes. Elles ont le sentiment d’être “sous l’eau”.

Il est donc clé d’introduire une solution adaptée et robuste rapidement, et dont la prise en main est peu coûteuse, telle que Graneet.

La dette financière

Il est intéressant de commencer cette partie par un constat : en 3 ans d’activité chez Graneet, nous n’avons pas encore vu une entreprise avec au moins un chantier facturé à l’avancement dans Excel, ne comprenant pas une erreur. L’impact de ces erreurs, pour vous PME du BTP, va de l’allongement de la période d’encaissement à une perte sèche de cash.

Dans les 2 cas, cela crée des tensions sur la trésorerie qui peuvent devenir fatales.

La dette stratégique

Piloter l’activité de son entreprise dans Excel est généralement synonyme de macros et de tableurs complexes à alimenter et à maintenir à jour. Ce manque de visibilité “en temps réel” de l’activité courante de l’entreprise ne facilite pas la projection à long terme. Savoir cibler la bonne typologie de clients ainsi que les chantiers les plus rentables est le résultat de la fine analyse de projets en cours et de ceux déjà clôturés.

En d’autres termes, naviguer à vue avec Excel aujourd’hui aura un impact négatif sur la rentabilité de l’entreprise demain.

Comment briser ce cercle vicieux ?

Chaque dette qui se creuse alimente la suivante. Un processus administratif défaillant donne une mauvaise image. Elle est la preuve d’un manque de professionnalisme et entraîne une faible reconnaissance de l’expertise de l’entreprise. Dans un contexte concurrentiel fort, ce manque d’expertise perçu ne pourra être compensé que par un prix plus bas et donc une marge plus faible, brouillant ainsi la vision long terme de l’entreprise.

Déployer un logiciel de gestion commerciale pour soutenir l’activité d’une entreprise en pleine croissance apparaît donc comme un des piliers indispensables à sa réussite. Se pose alors la question de choisir la solution la plus adaptée à son besoin.

6 points clés pour bien choisir son logiciel de gestion

L’ergonomie

La convivialité et la simplicité d’utilisation d’une solution de gestion est un point déterminant. Une prise en main rapide est synonyme de coût de formation réduit et de gain de temps au quotidien, ainsi que l’assurance d’une bonne adhésion des équipes au nouveau logiciel.

Les fonctionnalités

L’adage “qui peut le plus, peut le moins” s’adapte mal à l’univers du logiciel. Privilégiez un logiciel comprenant les fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin plutôt qu’un millefeuille complexe de fonctionnalités que vous n’utiliserez pas, qui encombrera votre quotidien et freinera la prise en main par vos équipes.

L’itinérance

Un logiciel de type cloud* est un atout. Il permet d’utiliser l’application depuis n’importe quel ordinateur ou tablette, peu importe l’endroit où l’on se trouve. Il déplace également les coûts annexes: serveur et maintenance vers l’éditeur de la solution. Vous payez pour votre logiciel et rien de plus !

*un logiciel cloud est une solution accessible via un navigateur web et ne nécessitant qu’une simple connexion internet.

Le service support

Pouvoir bénéficier d’un service client dédié doit être un élément rassurant. Soyez vigilant sur les horaires de permanence du service ainsi que le délai moyen de réponse. Si vous avez un doute, n’hésitez pas à demander les coordonnées de clients utilisant déjà la solution. Leurs retours sont toujours enrichissants.

Le prix

Privilégiez l’abonnement mensuel à la formule achat de licence. Ainsi après une période de test, vous pourrez vous désengager à moindre frais si le logiciel ne correspond pas à vos attentes.

Le collaboratif

L’enjeu d’un logiciel est de faciliter les échanges d’information entre l’opérationnel et la gestion. Faire collaborer les différents profils de collaborateurs au sein d’une même plateforme est un gage de succès. Choisissez donc les solutions de gestion illimitées en nombre d’utilisateurs.